A contabilidade não está isenta de erros e por isso as normas contábeis vigentes estabelecem tratativas para as devidas correções quando necessário.
Um erro na escrituração contábil pode ocorrer no decorrer do exercício corrente, hipótese que quando descobertos no decorrer do próprio período devem ser corrigidos antes de as demonstrações contábeis serem autorizadas.
Entretanto, nem sempre é possível identificar um erro na escrituração contábil antes da autenticação dos livros contábeis, o que é chamado de erros de exercícios anteriores.
Nesta hipótese as normas contábeis vigentes determinam que a correção deve acontecer de forma retrospectiva no primeiro conjunto de demonstrações contábeis após a descoberta do erro e não deve ser incluído no resultado do referido exercício, para isso a três passos a serem seguidos:
a) Lançamento contábil: o erro que se referir a contas de resultados no período anterior, deve ser corrigido em contrapartida do Patrimônio Liquido, quando assim, poderá utilizar uma conta transitória chamada de “Ajuste de Exercícios Anteriores” no PL, essa conta ao final do exercício social deverá ser confrontada com a conta de Lucros ou Prejuízos Acumulados.
b) Divulgação: deverá ser mencionar em notas explicativas a natureza do erro que está sendo corrigido, bem como as circunstâncias que levaram à existência dessa condição e uma descrição de como e desde quando o erro foi corrigido, se a reapresentação retrospectiva for impraticável para um período anterior em particular.
c) Reapresentação Retrospectiva das Demonstrações Contábeis.
Mas agora você pode estar se perguntando, e o qual relação o disposto acima tem com a Escrituração Contábil Digital (ECD) e com Escrituração Contábil Fiscal (ECF)?
A ECD, também conhecida como SPED Contábil, faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED, e visa a substituição da escrituração contábil impressa, pela escrituração contábil digital, permitindo a transmissão de forma eletrônica do Livro Diário e seus auxiliares, Livro Razão e seus auxiliares e do Livro Balancetes Diários, Balanços e Fichas de Lançamentos comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
Ou seja, a ECD evidencia e autentica a escrituração contábil da empresa.
Após transmitida, uma ECD somente poderá ser substituída caso não contenha erros que não possam ser corrigidos através de lançamento contábil extemporâneo.
Assim, uma ECD já transmitida poderá ser substituída nos casos de erro em algum dado no termo de abertura ou encerramento, por exemplo, ou ainda, para alterar o tipo de livro enviado. Em regra geral, as obrigações acessórias exigidas pela Receita Federal do Brasil podem ser retificadas dentro do prazo de cinco anos, entretanto essa regra não se aplica para os casos de substituição da ECD, que poderá ser substituída até o final do prazo da entrega da ECD do ano seguinte.
Ou seja, quando a correção a ser feita for referente a lançamentos contábeis não é possível substituir a ECD já transmitida, devendo aplicar as tratativas previstas pelas normas contábeis para a devida correção, citadas anteriormente, que serão evidenciados na ECD do período em que o erro foi descoberto com lançamentos “Tipo X”.
A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) também faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED, e tem como objetivo evidenciar as operações que influenciam na apuração do IRPJ e CSLL apurados pela pessoa jurídica.
Neste sentido, quando na ECD do período, houver lançamentos do “Tipo X” referentes a lançamentos contábeis extemporâneos os quais alteram a base de cálculo do IRPJ e CSLL de ano anterior, a pessoa jurídica deverá efetuar as devidas correções na apuração desses tributos, bem como deverá realizar a retificação da ECF e demais obrigações acessórias pertinentes, bem como, se for o caso, deverá recolher os referidos tributos atualizados com multa e juros.
Por fim, é importante mencionar que retificação da ECF, quando necessário, se dá através da apresentação de nova ECF, independentemente de autorização da autoridade administrativa, e pode ser realizada em relação a ECF entregues nos últimos cinco anos.