As demonstrações contábeis correspondem a um conjunto de demonstrativos que fornecem informação sobre a posição financeira, o desempenho e fluxos de caixa da entidade utilizada pelos usuários para a tomada de decisões econômicas.
Em geral, as demonstrações contábeis devem ser elaboradas anualmente, após o término do exercício social da empresa, sendo comum que o exercício social da empresa seja igual ao ano civil, ou seja, se encerre em 31/12 de cada ano.
Assim, terminado o exercício social, fica o contador encarregado de elaborar e disponibilizar as demonstrações contábeis relativo ao ano recém-encerrado.
Mas afinal, será que há prazo definido em legislação para que essas demonstrações sejam elaboradas?
Nas Sociedades Empresárias Limitadas, o Código Civil estabelece que a deliberação e aprovação das demonstrações contábeis ocorre na assembleia dos sócios que deve ser realizada, ao menos uma vez por ano, nos quatro meses seguintes ao término do exercício social. Assim, para o exercício social encerrado em 31/12/2023, a referida assembleia deve ocorrer até 30/04/2024.
Para que os sócios possam deliberar e aprovar as demonstrações contábeis, estas precisam estar disponíveis em até trinta dias antes da data marcada para a assembleia. Neste sentido, se a assembleia está marcada para o dia 30/04/2024, por exemplo, as demonstrações contábeis precisam ser entregues aos sócios até o dia 31/03/2024.
De maneira semelhante ocorre nas Sociedades Anônimas em que a análise e aprovação das demonstrações contábeis ocorre na Assembleia Geral Ordinária (AGO), a ser realizada nos quatro primeiros meses seguintes ao término do exercício social, sendo que as demonstrações contábeis devem estar disponíveis aos acionistas em até 1 mês da data marcada para a AGO. Neste caso, os administradores devem comunicar, por anúncios, o local onde os acionistas poderão obter a cópia destes documentos.
Cabe ressaltar também que, no caso de Sociedade Anônima, a cópia das demonstrações contábeis deve ser publicada em até cinco dias, pelo menos, antes da data marcada para a realização da AGO. A publicação dever ser efetuada em jornal de grande circulação editado na localidade em que esteja situada a sede da companhia, podendo ser substituída pela publicação eletrônica, na Central de Balanços, no caso de companhia fechada que tiver receita bruta anual de até R$ 78.000.000,00.
Assim, podemos identificar que as demonstrações contábeis devem estar disponíveis para os sócios em até 30 dias antes da data marcada para a realização da assembleia e disponíveis para os acionistas em até um mês antes da data marcada para realização da AGO.
E quais demonstrações contábeis devem ser elaboradas?
O conjunto completo de demonstrações contábeis dependem da norma contábil adotada pela empresa que, para o exercício social de 2023, pode ser: NBC TG 1002, NBC TG 1001, NBC TG 1000 ou as Normas Completas. Por exemplo, para uma sociedade empresária que adotou a NBC TG 1002, estará obrigada a apresentar: o Balanço Patrimonial, a Demonstração do Resultado do Exercício e a Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados.
Por fim, vale destacar que o Microempreendedor Individual (MEI) é dispensado de manter a contabilidade e, neste caso, dispensado de elaborar as demonstrações contábeis.