É comum ir listando mentalmente tudo o que é preciso fazer em mais um dia de trabalho, definir o que é importante e a ordem que deve ser feita, mas no fim do dia é inevitável que algumas coisas não sejam concluídas. Mesmo sabendo o que deve ser feito, os dias nunca são iguais e na correria do dia a dia, surgem outros assuntos que não estavam previstos. Para evitar atrasos e retrabalhos, é necessário saber gerir as tarefas e o tempo.
Defina entre tarefas menores e prioridades, e se sua rotina permitir, inclua quanto tempo você precisará dedicar para cada uma delas.
Não esqueça de adicionar intervalos em cada tarefa. Tome um café, se alongue, escute uma música… pausas são importantes pois quebram a monotonia do trabalho e evita desgaste físico e emocional.
Atualmente, é possível encontrar uma gama de ferramentas que auxiliam na gestão e no controle de fluxo de produtividade. Quando se trata de fazer anotações e usá-las para realizar o trabalho, é indispensável ter um aplicativo que sincroniza em todos os seus dispositivos e que também tenha uma versão de navegador.
Confira algumas que separamos para você!
Trello
Aplicativo de gerenciamento de projetos, seu ponto forte é a flexibilidade. O Trello é super intuitivo e é possível usar individualmente ou por toda a equipe.
Sua estrutura permite a criação de cartões com listas no estilo Kanban (método de organização de trabalho com cartões), onde cada cartão contém uma tarefa ou ação e são distribuídos em listas diferentes em categorias de progresso.
Com interface semelhante a um quadro com notas adesivas, os projetos e tarefas podem ser organizados em colunas e movidos facilmente para indicar o fluxo de trabalho e status. É possível incluir nas tarefas, imagens e anexos de arquivo, além de poder atribuir prazos e outros dados para acompanhar o progresso.
A ferramenta também oferece suporte à integração com centenas de aplicativos e outros serviços, como Google Drive, OneDrive, Gmail, Microsoft Teams e muitos outros. Além disso, suporta plug-ins personalizados projetados exclusivamente para o Trello.
Evernote
Ferramenta feita para criar, organizar e armazenar vários tipos de arquivos, seja ele um documento de texto, uma foto, um vídeo, ou até mesmo uma página da web. É uma ferramenta organizacional poderosa para auxiliar projetos de trabalho ou do dia-a-dia.
O Evernote mantém todos os documentos armazenados na nuvem, assim é possível acessar de qualquer dispositivo.
Por meio de criação de notas e cadernos, é ideal para acompanhar o andamento das tarefas, pois centraliza as informações em um único lugar. Cada bloco de notas contém uma coleção de notas relacionadas. O que facilita a separação dos "cadernos" por tipo de tarefa e prioridade. Um recurso interessante do Evernote é que os usuários podem formatar notas de maneiras diferentes. As ferramentas de formatação do Evernote permitem alterar as notas para uma lista de tarefas, listas com marcadores ou numeradas. É possível ainda incorporar imagens, notas de voz ou informações de aplicativos integrados diretamente nas anotações. O aplicativo também incorpora uma ferramenta de pesquisa para que as anotações possam ser localizadas rapidamente.
Google Keep
O Google Keep é a versão do Google de um aplicativo de anotações. Ele sincroniza automaticamente com o Google Drive, então pode ser acessado de qualquer dispositivo, basta estar logado em sua conta do Google.
As anotações podem ser feitas de várias maneiras. Uma delas é através da captação de voz. É só dizer o que deve ser anotado, que o Keep transcreve automaticamente.
Outra funcionalidade da ferramenta é a possibilidade de incluir outras pessoas nas anotações. Para isso, basta adicionar nome e endereço de e-mail dos outros participantes. Em projetos que há diversas pessoas envolvidas, conforme alguém vai atualizando as tarefas, os itens modificados são atualizados automaticamente.
Além disso, é possível transferir anotações para o Google Docs e adicionar lembretes que aparecerá também no calendário do Google.
O usuário é capaz ainda de adicionar fotos, desenhos e áudios. E se tiver texto nas imagens carregadas, também existe a opção de copiá-lo na parte inferior da nota.
No geral, o Keep oferece aos usuários muitas opções de personalização, e seu maior atrativo é a simplicidade geral do aplicativo.
Pomofocus
O Pomofocus é um temporizador pomodoro personalizável que funciona no navegador desktop e no celular. Seu objetivo é promover a concentração e evitar cansaço mental. Este aplicativo é inspirado na Técnica Pomodoro, que é um método de gerenciamento de tempo desenvolvido por Francesco Cirillo.
Como utilizar: - Defina o cronômetro para 25 minutos e concentre-se em uma única tarefa até que o cronômetro toque;
- Quando o tempo terminar, marque um pomodoro e registre o que você completou. Em seguida, faça uma pausa de 5 minutos;
- Depois de quatro pomodoros, faça um intervalo mais longo de 15 a 30 minutos. Se uma tarefa requer mais de quatro pomodoros, ela precisa ser dividida em etapas menores. Seguir essa regra ajudará a garantir melhor progresso nas atividades. Qualquer tarefa que leve menos de um pomodoro deve ser combinada com outras tarefas simples, como responder e-mail ou retornar alguma ligação. No caso de interrupções, faça uma pausa de 5 minutos e comece novamente. A regra se aplica mesmo se a tarefa for finalizada antes do fim do cronômetro.
Com o auxílio dessas ferramentas será possível encerrar o expediente com a sensação de dever cumprido e sem a preocupação de tarefas acumuladas para o dia seguinte.